ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ (ФОРМА Т-2): ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ
1. Каким
документом утверждена личная карточка?
Последняя редакция
унифицированной формы Т-2 – личной карточки - утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).
2. Все ли
работодатели должны вести карточки Т-2?
Требование о ведении
карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К
работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их
вести.
Ведение личных карточек
является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием.
Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной
практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы,
используя личные карточки для доказательства правильного расчета
среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного
вычета из доходов работников и т.д.
3. Вправе ли
работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?
Работодатель вправе вести
карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности
распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет
расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы
бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее
изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2
является документом достаточно длительного использования, то
рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.
4. У нас в
компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это
работнику. Насколько это правильно?
Согласно Указаниям по
применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит
сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии - лицо, которому в организации
поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи
в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда
работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового
статуса.
5. У нас личные
карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме,
утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005
годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли
мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на
новые бланки?
Законодатель не
разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов
Государственной инспекции труда существуют различные мнения. В частности, на
одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен
хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых
работников. Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004
года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в
2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков
и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу. В этой связи мы
рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию
и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было
чем защитить свою позицию.
6. На основании
каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?
Согласно Указаниям
Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на
основании следующих документов:
· трудового
договора, заключенного с работником;
· приказа
(распоряжения) о приеме работника на работу;
· паспорта или иного
документа, удостоверяющего личность;
· трудовой книжки
или документа, подтверждающего трудовой стаж;
· страхового
свидетельства государственного пенсионного страхования;
· документов
воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих
призыву на военную службу;
· документа об
образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на
работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
· сведений,
сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с
учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных
документов.
Запрещается требовать от
лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым
кодексом РФ, ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и
постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть
требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о
присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.
7. Когда именно
должна заводиться Т-2 на работника?
Законом не предусмотрено,
в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.
Рекомендуется заводить
Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как
запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно
дублироваться в личной карточке работника.
8. Сколько лет
должны храниться личные карточки?
75 лет
|